بهینه سازی عملکرد برای فرآیندهای کسب و کار

 بهینه سازی عملکرد به چه معناست ؟

بهینه سازی عملکرد یکی از اهدافی است که هر کسی خواهان رسیدن به آن می باشد. هر انسانی می خواهد بهترین ها را تجسم کند و به آنها دست پیدا کند. اما بیشتر افرادی که می دانند قادر نیستند شرایط حاکم را به خوبی شناسایی و تعریف کنند به جای اینکه یک جواب عالی برای بهینه مطلق پیدا کنند به یک جواب رضایت بخش اکتفا می کنند. همچنین هر فردی برای اینکه عملکرد دیگران را قضاوت کند، برای آنها معیار بهترین را در نظر نمی گیرد بلکه سعی می کند آنها را به صورت نسبی مورد ارزیابی خود قرار دهد. به همین دلیل است که انسان ها به دلیل ناتوانی در بهینه سازی عملکرد، سعی دارند که به بهبود آن ارزش ویژه ای دهند.

بهینه سازی عملکرد کلمه ای بسیار قوی تر نسبت به کلمه بهبود آن عملکرد می باشد. بهبود پیدا کردن یعنی به آن بهینه سازی دسترسی پیدا کرده است و بهینه سازی عملکرد اشاره به این دارد که عمل بهینه ساختن در حال انجام می باشد.

در بیشتر موارد آنچه را که با هدف بهینه سازی عملکرد انجام می دهیم منظور ما بهبود آن می باشد، در اصل بهینه سازی عملکرد به دنبال بهترین موقعیت است که در آن به بهبود آن دست پیدا کند. بنابراین بهینه سازی عملکرد شامل مطالعات در آن حوزه ای می باشد که مورد مطالعه قرار می دهیم و اینکه روش های بهبود آن را پیدا کنیم.

بهینه سازی عملکرد در فرآیند کسب و کار :

قبل از هرچیزی باید بدانیم که فرآیند کسب و کار یکی از مباحث مهم مدیریتی می باشد. هدف اصلی که در بهینه سازی عملکرد کسب و کار دنبال می شود این است که به جای شغل های سنتی، کسب و کار جدیدی را تولید کنند که سیستم ها و واحدهای آن جدا از یکدیگر باشد. در این صورت روش کار کردن افراد بسیار بهبود پیدا می کند و در اصل شغل های زیادی وجود دارد که افراد برای کسب درآمد به آنها روی آورند.در اصل مدیریت فرآیند کسب و کار راهکارها و روش هایی را ارائه می دهد که اهداف بهینه سازی عملکرد را بسیار بهبود می بخشد.

یکی از مهمترین نیازهایی که هر جامعه مدیریتی دارد این است که کسب و کار آن رونق بخشیده شود و با ایجاد نیروی کار و شغلی هایی که برخی از افراد در آنها مهرت دارند می توانند بهینه سازی عملکرد آن را بهبود بخشید و در نتیجه جامعه مدیریتی خواهند داشت که از بسیااری جهات رشد کرده و جایگاه بالایی را به دست آورده است. هدف اصلی بهینه سازی عملکرد در حوزه های کسب و کار این است که تحلیل کسب و کار مورد ارزیابی قرار گیرد و برنامه ربزی بی نقصی برای بهبود فرآیندهای آن صورت بگیرد.

در صورتی فرآیندهای کسب و کار بهبود پیدا می کند که معیار های سنجش عملکرد مشخص شود، تحلیل بهینه سازی عملکرد انجام گردد، باید گزارش نتایج تحلیل آن بیان گردد و هرگونه اقدامات پیشگیرانه ای که برای آن مد نظر قرار گرفته شده است شناسایی شده باشد. بهینه سازی عملکرد باید کاملا به صورت ابتکاری باشد تا اینکه در آینده برای افرادی که در آن حوزه فعالیت می کنند مانند وظیفه شود و خود را موظف به انجام دادن آن کار بدانند.

معیارهای سنجش بهینه سازی عملکرد در فرآیند کسب و کار :

بهینه سازی عملکرد کسب و کاری که شکل می گیرد به طور کامل به آن طرح ابتکاری وجود دارد که ساخته شده است، برخی از طرح ها ابتکاری تا حدی رشد می کنند که به درجه بالایی از رشد می رسند و برخی دیگر به رشد چندانی دست پیدا نمی کنند و رشد طرح های ابتکاری کسب و کار به قوانین آن بستگی دارد که تا چه حدودی موجب بهبود آن شود. گزارشاتی که در مورد بهینه سازی عملکرد ارائه می شوند باید به گونه ای باشد که تمامی نیازهای آن کسب و کار را ارائه دهد، این گزارشات دلیل اصلی رشد آن کسب و کار و بهبود آن می باشد.

اگر برای بهینه سازی عملکرد در کسب و کار معیارهای سنجش وجود داشته باشد به راحتی از آنها می تواند اهرمی بسازد برای اینکه معیارهای جدیدی را مشخص کند و در فرآیند کسب و کار پیشرفت چشمگیری داشته باشد. تحلیل گرانی که در حوزه بهینه سازی عملکرد کسب و کار فعالیت می کنند، می توانند این معیارهای سنجشی را از کسانی که ذینفع هستند به دست آورند و ارائه دهند. این معیارها می توانند بر اساس دستاوردهایی که در تاریخ های مشخصی توسط اشخاصی که تحلیل گر هستند انجام شده است، نسخه هایی مانند تعداد تغییرات دستاوردهای فرآیند کسب و کار، تعداد چرخه های بازبینی شده که مورد نیاز بوده است، اثربخشی خود را برای تحلیل گران ثابت کنند.

معیارهای سنجش برای بهینه سازی عملکرد، تحلیل گری را که در حوزه کسب و کار فعالیت دارد را قادر می سازد تا مشخص کند چه زمانی مشکلات روی خواهند آورد که این عملکرد موجب می گردد فرصت های شناسایی کسب و کار بیشتر شود و افراد به راحتی بتوانند در پیدا کردن کسب و کاری مفید موفق شوند. معیارهای سنجش که برای بهینه سازی عملکرد در کسب و کار وجود دارد، کمی و کیفی هستند،. معیارهایی که در سنجش کیفی قرار می گیرند ذهنی می باشند و به شدت تحت تاثیر ادراکات، نگرش ها و سایر معیارهای ذهنی می باشند. برخی از معیارهایی که در سنجش احتمالی قرار می گیرند عبارتند از :

1.دانش

این معیار در ارزیابی سنجش احتمالی ب این موضوع می پردازد که آیا فردی که به کسب و کار مشغول شده است، مهارت های کار به او واگذار شده را دارد و می تواند به راحتی در انجام وظیفه خود موفق شود یا نمی شود.

2.دقت و تمامیت 

2. در این مورد از بهینه سازی عملکرد در کسب و کار به این موضوع پرداخته می شود که آیا محصولات فردی که در کسب و کار خود مشغول است صحیح و مرتبط می باشند که قابل توزیع باشد و اگر مرتبط و صحیح نیستند باید در نگرش های فرد کاسب بازبینی های صورت بگیرد.

3.نتیجه بخش

در این بخش به این موضوع پرداخته می شود که آیا می توان به محصولاتی کسی که در حوزه کسب و کار خود مشغول است اعتماد نمود و دستاوردهای او را از جمله دستاوردهای خود کفا دانست، در غیر اینصورت باید برای نتایج خود توضیحاتی ارائه دهد.

4.پشتیبانی سازمانی

در این مورد سازمانی که حوزه کسب و کار را بر عهده دارد به دنبال این موضوع می باشد که آیا فرد کاسب منابع کای را برای انجام فعالیت های خود دارد و اگر وجود ندارد به دنبال راه حلی برای آن مشکل می گردد.

اهمیت 

این معیار بهینه سازی عملکرد به مزیتی که از طریق نتیجه کاری که فرد کاسب انجام داده است می پردازد و این موضوع را ارزیابی می کند که آیا زمان، هزینه و سرمایه گذاری هایی را که برای فرد کاسب انجام داده است ارزش داشته و اگر نداشته به فکر راه حلی باشد.

استراتژیک

این معیار به این موضوع می پردازد که آیا اهدافی که برای کسب و کار در نظر بوده است تحقق پیدا کرده است، و آیا مشکلاتی که در راستای آن کسب و کار بوده حل شده و اگر تمامی آنها با موفقیت سپری شده باشد به فکر بهبود بهینه سازی عملکرد در کسب و کار می افتد.

موقعیت شناسی 

در این مورد به ارزیابی فرد کاسب پرداخته می شود که آیا کاری را که از او خواسته اند به خوبی انجام داده است و از پس آن بر آمده است یا خیر، وی باید تمامی انتظاراتی که از او در جدول بیان شده است را انجام دهد و به موقع تحویل مشتری بدهد.

تجزیه و تحلیل بهینه سازی عملکرد در نتایج فرآیند کسب و کار :

تحلیل و ارزیابی دستاوردهای کسب و کاری که در حال فعالیت می باشند را با مجموعه ای ملاک هایی قابل تعریف مقایسه می کنند و نتیجه نهایی را از آن می گیرند. این تحلیل و تجزیه ای که در مورد بهینه سازی عملکرد در فرآیند کسب و کار صورت می گیرد، می تواند بر اساس منابع به کار رفته شده و دستاوردهای آن انجام گردد. عملکرد آنها را باید به کسانی سپرد که در مورد آن کسب و کار ذینفع می باشند و هیچ فایده ای از بهبود و یا عدم بهبود آن کسب و کار به آنها نمی رسد. ارزیابی هایی که تهیه می شود گاقی اوقات بر دوش مدیر پرسنل می باشد، ولی تمام کسانی که در این مورد ذینفع می باشند داده های بسیاری را برای ارزیابی کسب و کار دارند. با این وجود باید دقت داشته باشید که هر سازمانی منابع و ارزیابی های مربوط به خود را دارد و از این جهت که چه کسی باید این اهداف را پایه گذاری کند بسیار با یکدیگر متفاوت می باشند.

اقداماتی که در مورد بهینه سازی عملکرد در کسب و کار توصیه می شود :

بعد از اینکه نتایج عملکرد فرد کاسب را مورد ارزیابی قرار دادند، تمامی کسانی که در ارزیابی آن نقش داشته اند یک سری اقدامات را برای بهینه سازی عملکرد آن فرآیند پایه گذاری می کنند. از جمله این اقدامات را به ترتیب شرح می دهید.

1.اقدامات پیشگیرانه :

در این مورد فردی که کاسب است و فعالیت دارد باید از رویدادهایی که تاثیر منفی بر نتایج کار او می گذارد دوری کند و با اقدامات بهبود دهنده ای که انجام می دهد، رویدادهای منفی را در کسب و کار خود کاهش دهد.

2. اقدامات اصلاحی :

در این مورد کسانی که قوانین بهبود بهینه سازی عملکرد را پایه گذاری کرده اند، یک سری قوانین خاص هر شغل را بیان می کنند که با انجام دادن آن راهکارهای ارائه شده تاثیرات منفی یک رخداد را کاهش می دهند.

3. اقدامات بهینه سازی :

در نهایت زمانی که شا تمامی تاثیرات منفی را در حوزه کار خود کاهش دادید، دیگر بید به فکر راهکارهایی برای افزایش سرعت و هزینه خود باشید. در این اقدام، کسانی که راهکارهایی را برای بهینه سازی عملکرد کسب و کار ارائه می دهند، راهکارهایی را به فرد کاسب نشان می دهند که از آن طریق می تواند رویدادهایی را با تاثیر مثبت بر شغل خود به وجود آورد. ای اقدامات به طور قطع یکسری تغییرات در کسب و کار به وجود می آورد که به نفع فرد کاسب می باشد.

رهنمودها و ابزارهای بهینه سازی عملکرد در فرآیند کسب و کار :

همانطور که بیان نمودیم یک سری قوانین وجود دارد که مدیران مربوط به کسب و کار آنها را وضع می کنند و افرادی که در آن حوزه فعالیت می کنند با پیش گرفتن آن قوانین می توانند تاثیرات مثبتی را بر شغل خود بگذارند. از جمله این رهنمودها و ابزارها را در ادامه بیان می کنیم.

1. استانداردهای عملکرد سازمانی :

این مورد مربوط به قوانین و انتظاراتی است که توسط سازمان های مربوطه وضع می شود. فردی که در فرآیند کسب و کار خود مشغول است باید قوانین آن حوزه کاری را به خوبی انجام دهد و انتظارات سازمان را برآورده کند.

2. طوفان فکری :

در این مورد، ایده هایی خلق می شود که انجام دادن آنها نتایج مثبتی را برای فردی که در کسب و کار خود فعالیت می کند دارد. با انجام دادن این ایده های بهینه سازی عملکرد فرآیند کسب و کار بهبود پیدا می کند.

3. مصاحبه ها :

در این مورد به جمع آوری ارزیابی هایی که فرد کاسب از عملکرد سازمان مربوطه داشته است پرداخته می شود. گاهی فردی که در حوزه مربوط به شغل خود فعالیت می کند، اشکالات و ایراداتی را متوجه می شود که شاید مدیریت سازمان آنها را متوجه نشده باشد، با جمع آوری ارزیابی هر فرد این امکان به سازمان مربوطه داده می شود که بیشتر به بهبود بهینه سازی عملکرد خود بپردازد.

4. پیگیری موضوعات :

گاهی اوقات یک سری از مشکلات چندین بار درفعالیتهای کسب و کار رخ می دهد که باید سازمان مربوطه به هر کدا از حوزه های کسب و کار در پی رفع آن مشکل باشند. در صورتی که آن مشکل حل نشود در سیستم های دیگر هم اختلال به وجود می آورد.

5. دروس آموخته شده :

یکی از مهمترین تکنیک های کسب و کار این مورد می باشد. این روش بسیار در بهبود بهینه سازی عملکرد فرآیندهای کسب و کار کارآمد می باشد. روش آن به این گونه است که، تغییراتی را در فرآیندهای کسب و کار به وجود می آورند، گاهی این تغییرات بسیار مثبت بوده و می تواند با کاری که انجام می شود ادغام گردد و نتیجه خوبی را ارائه دهد.

6. شاخص های کلیدی عملکرد :

در این روش به این موضوع پرداخته می شود که کدامیک از راهکارها و ایده ها برای حوزه کسب و کار مناسب می باشد و با پیگیری آن راهکار را بهبود میبخشند و تاثیرات مثبت آن در تمامی سیستم کسب و کار خودش را نشان می دهد.

7. مشاهده :

بعد از اینکه راهکارها و روش هایی که برای بهبود بهینه سازی عملکرد در فرآیند کسب و کار ارائه می گردد و نتیجه خوبی را از آن می گیرند، گام بعدی آنها این می باشد که آن راهکارهایی را که فرد  کاسب انجام می دهد، تصدیق کنند. تصدیق نمودن آنها فرد کاسب را تشویق می کند تا در حوزه فعالیت خود موفق تر باشد.

8. تحلیل فرآیند :

در این روش بیشتر کارشناسان فرآیند کسب وکار به این موضوع می پردازند که تمامی راهکارهایی را که توسط فرد کاسب انجام می شود را تجزیه و تحلیل می کنند و سپس فرصت های بهتری را که می توانند در آن حوزه انجام دهند را برای موفقیت آنها ارائه می دهند.

9. مدلسازی فرآیند :

در این روش به این موضوع می پردازند که تمامی فرآیندهایی را که در حوزه کسب و کار صورت می گیرد را بررسی می کنند و به دنبال این هستند که آن راهکارها را برای برای بهبود بهینه سازی عملکرد تغییر دهند و آن را بهتر کنند. هدف اصلی این روش این می باشد که می خواهند شکلاتی را که دست به دست هم می دهند را کاهش دهند تا آنها بزرگتر نشوند. اگر این اقدامات صورت بگیرد و افرادی که در حیطه کاری خود فعالیت می کنند بهترین اقدامات را انجام دهند تولیدات خود را می توانند پیش فروش کنند و این به معنی نهایت موفقیت در آن شغل می باشد.

10. بازبینی ها :

در این روش تمامی تغییراتی که در کسب و کار رخداد است را شناسایی می کنند و با کارهای جدید ادغام می کنند. در این صورت بهترین نتیجه را در پیشرفت آن کار خواهیم داشت که برای کاسبانی که در آن حوزه فعالیت می کنند بسیار مناسب می باشد.

11. تحلیل و مدیریت ریسک :

در این روش، شرایط و اقداماتی را که در بهینه سازی عملکرد کسب و کار تاثیر می گذارند را شناسایی می کنند و در پی رفع آن می باشند تا سیستم کسب و کار را از اثرات منفی به دور نگه دارند.

12. تحلیل ریشه ای وقایع :

در بسیاری از شغل ها امکان دارد که مشکلات بزرگی رخ دهد و سیستم آن کسب و کار را به صورت کلی مختل کند. در این روش، حوزه مربوطه به فعالیت شغلی دلایل آن شکست ها و مشکلات را پیدا می کند و به تمامی افرادی که مشغول به کسب و کار خود هستند توصیه می کند که از آنها دوری کنند تا اینکه منفعت شغلی آنها آسیب نبیند.

13. نظرسنجی یا پرسشنامه :

در این روش افرادی که مسئولیت سازمان مربوطه در بهینه سازی عملکرد کسب و کار را دارند، با تهیه پرسشنامه از افرادی که ذینفع هستند، می خواهند رضایت و یا عدم رضایت خود را بیان کنند. با استفاده از این پرسش نامه ها آنها مشکلات خود را پیدا می کنند و در جهت از بین بردن آنها تلاش می کنند و در صورتی که رضایت افراد ذینفع بیشتر باشد، آنها تلاش می کنند که آن راهکار و ایده هایی را که رضایت افراد را به دست آورده است بهبود ببخشند و بیشتر از آن استفاده کنند.

14. کارگاه ها :

زمانی که ارزیابی های مورد نظر خود را به دست آوردند در جهت خلق ایده هایی جدید بر می آیند که برای کسب و کار آنها مفید باشد.

افرادی که در بهینه سازی عملکرد کسب و کار ذینفع هستند :

همان طور که بیان نمودیم برای ارزیابی و سنجش کسب و کار به نظر افراد ذینفع بیشتر اهمیت می دهند، اکنون برخی از این افراد ذینفع را نام میبریم.

1. متخصص های موضوعی دامنه :

این افراد را باید به طور کامل در جریان فعالیت ها کسب و کار قرار داد تا آنها بتوانند نظرات خود را در مورد بهینه سازی عملکرد کسب و کار مربوطه بیان کنند

2. مدیران پروژه :

مدیر پروژه یکی از افرادی است مسئولیت موفقیت آمیز هر پروژه ای را بر عهده دارد ولی باید همواره از فعالیت های فعلی آن کسب و کار با خبر باشد. اگر فرصتهای بهبود دهنده و یا شکلات را در مورد فعالیت های انجام شده آن کسب و کار شناسایی کنند، در ابتدا قبل از این اقدامی انجام دهند باید مدیر پروژه را در جریان بگذارند. این مدیر پروژه است که مزایا و معایب فعالیت ها را تشخیص می دهد. مدیر پروژه می تواند با افراد ذینفع دیگر مشورت کند و اقدامات لازم را انجام دهد.

3. اسپانسر :

اسپانسر هر نوع فعالیت و کسب درآمدی به گزارشات عملکرد آن حوزه نیاز دارد تا بتواند آنها را تجزیه و تحلیل کند. با تجزیه و تحلیل کردن آن عملکردها می تواند مشکلات آن را پیدا کند و به آنها رسیدگی نماید.

به طور کلی باید نمود که بهینه سازی عملکرد در حوزه کسب و کار بدین شرح است که باید افراد ذینفع تمام فعالیت ها انجام شده در آن کسب و کار را مورد بررسی قرار هند و بعد از اینکه آن را تجزیه و تحلیل کردن مشکلات آن را بیان کنند و مدیر پروژه باید در جهت از بین بردن آن مشکلات به افرادی که در آن حوزه فعالیت می کنند هشدار دهد که کدام یک از آن اقدامات برای کسب و کار آنها ضرر دارد و باید از انجام دادن آنها خودداری کنند. بدین ترتیب بهینه سازی عملکرد در فرآیند کسب و کار یکی از اقداماتی است که اگر می خواهیم در شغل و آینده خود موفق باشیم باید راهکارهای صحیح را انجام دهیم