بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار بر عهده کیست ؟
امروزه دغدغه اصلی بیشتر سازمان ها بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار می باشد که به آنها دسترسی پیدا کنند و روش هایی را که برای اتوماسیون و بهبود بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار مناسب می باشد را در پیش بگیرند. تعداد قابل ملاحظه ای از این سازمان ها با پیش گرفتن این روش ها رشد فزاینده ای را در بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار داشته اند. مدیریت کسب و کار یکی از مهمترین عناوین هر سازمانی می باشد که باید با تمام امور آن آن سازمان آگاه باشد و به خوبی بتواند مشکلات را حل کند. مدیریت شامل تکنیک ها، ابزارها و متدهایی می باشد که برای پشتیبانی از اجرا و طراحی فرآیندهایی که در بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار وجود دارد از آنها استفاده می کند.
مدیریت سازمان ها که بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار را در اختیار دارد با داشتن الگوهای متعددی که مورد نیاز سازمان می باشد روش یکپارچه ای را برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار و اجرای آن ارائه می دهد. با ارائه دادن این روش ها، سازمان ها می توانند در فعالیت های خود موفق شوند و پیشرفت چشمگیری داشته باشند. مدیریت سازمان حجم کارهای پیش رو را کاهش می دهد و با اقدامات خود موجب می گردد که کارها به راحتی انجام شوند. پس بدین ترتیب باید گفت مسئولیت بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار بر عهده مدیریت می باشد که با اقدامات درست و به جای خود بهترین پیشرفت ها را در سازمان به وجود می آورد.
بر این اساس باید بیان کرد که مدیریت بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار با در دست داشتن مجموعه ای از رویکردها و اقدامات مدیریتی که سازمان یافته شده، هماهنگ و منسجم، مدرن سازی شده و مستند سازی شده می باشند، فرآیندهای کسب و کار را تحلیل می کنند و مزایای زیادی را در بر می گیرند. در ادامه مزایای آن را بیان می کنیم.
- سازمان را توسعه و تعالی می دهد.
- رضایت بیشتر مشتریان را به دست می آورد.
- سازمان را یکپارچه می سازد و فرآیندهایی سازمانی را بهبود می بخشد.
- فرآیندهای سازمانی و سازمان در انجام امور کارهای خویش رشد می کنند.
- جریان ارزش پایدار را برقرار می کند و مزیت رقابتی را میان سازمان ها به وجود می آورد.
در واقع باید گفت که مدیریت فرآیندهای کسب و کار ترکیبی از دانش و تحقیق می باشد که شامل تکنیک ها، متدها و ابزارهایی می باشد که برای بهبود بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار لازم و ضروری می باشد. تمامی سازمان ها برای اینکه موفق باشند و فروش موفقیت آمیزی داشته باشند به نیروی انسانی ورزیده ای نیاز دارند که در کار خود مهارت کافی داشته باشند، همچنین برنامه های نرم افزار کاربردی و اسناد صحیح از جمله دیگر اطلاعاتی می باشد که هر سازمانی برای موفقیت خود به آنها نیاز دارد.
با انجام دادن این فعالیت ها و پیش گرفتن متدها و تکنیک هایی که مدیریت برای سازمان وضع می کند، بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار بهبود پیدا می کند و به درجه ای قابل توجه و چشمگیر از رشد میرسد. سیستم هایی که در فرآیند کسب و کار وجود دارند ابزارهای نرم افزاری بسیار عالی و کارآمدی را برای مدیران فراهم می کنند تا مدیران از آن طریق فرآیندهای به وجود آمده در سیستم را آنالیز کنند و تغییرات لازم را که سازمان به آنها نیاز دارد را بر روی آنها اجرا کنند. در واقع فرآیند کسب و کار به مدیریت بسیار نیاز دارد که برای سازمانی که در آن مدیریت می کند، این امکان را فراهم کند که فرآیندهای کسب و کار آنجا بهبود پیدا کنند و دیگر اقلام مورد نیاز سازمان خود را از دیگر سازمان ها فراهم کند.
در یک سازمان که تا اندازه ای متوسط یا بزرگ می باشد، اگر یک سیستم مدیریتی عالی در فرآیند کسب و کار وجود داشته باشد، محیط کسب و کار بسیار رشد می کند و همچنین بر اساس محیط رقابتی که میان سازمان ها وجود دارد با انجام دادن تغییراتی در فرآیندهای کسب و کار جایگاه بسیار خوبی را میان شرکت ها به وجود می آورد.
مراحل بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار :
مراحل بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار به 4 دسته تقسیم می شود که فعالیت های این 4 مرحله بسیار در بهبود سیستم کسب و کار موثر است. در ادامه این 4 دسته را به طور مفصل توضیح می دهیم.
-
طراحی فرآیند :
این فعالیت شامل درک فرآیندهای کسب و کاری می باشد که وجود دارند و بعد از اینکه کسب و کار موجود را شناسایی کند به دنبال طراحی فرآیندهایی جدید می باشد. مستند سازی و مدل سازی کسب و کاری که موجود است به مدیریت سازمان کمک می کند تا درک و شناخت بهتری را نسبت به کسب و کار موجود به دست آورد و به دنبال تغییراتی در روش انجام آن کسب و کار باشد. نرم افزارهایی که برای این فعالیت موجود می باشد شامل این موارد می باشد: انباره هایی برای ذخیره سازی مدل های فرآیندهای موجود، ویرایشگرهای گرافیکی که برای فرآیندهای موجود مستند سازی می کنند و ابزارهایی که فرآیند کسب کار را برای اجرای فرآیندهایی جهت اندازه گیری مناسب شبیه سازی می کنند. بیشتر کسانی که به دنبال بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار می باشند از این امر آگاه می باشند که برای انجام طراحی فرآیند باید از ابزارهای تجزیه و تحلیل مدیریت استفاده کنند و یکی از بهترین و مهمترین ابزارهایی که برای تحلیل مدیریت فرایند در دنیا وجود دارد نرم افزار ویژوال پارادایم می باشد.
-
اجرای فرآیند :
بعد از اینکه فرآیندها را در مرحله قبل انتخاب کردیم در این مرحله آن فرآیندها را اجرا می کنیم. مدل های سازمانی را که فرآیندهای کسب و کار را در بر میگیرد، بیشتر ذینفعان می توانند به آنها دسترسی داشته باشند و به همین دلیل اجرای فرآیندهای کاری و مدیریتی بسیار یکنواخت می شود و این یکنواختی تا حدود زیادی افزایش پیدا می کند. سیستم های مدیریتی که در فرآیند کسب و کار فعالیت می کنند در این مرحله به جای اینکه بر مدل های فرآیندی که بر متن مبتنی هستند و باعث کاهش پیچیدگی توسعه مدل فرآیندها می شود تمرکز کند، به صورت گرافیکی بر بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار تمرکز می کند.
با استفاده از نرم افزار ویژوال علائم گرافیکی بازدهی سازمان ها را در تعدادی از بخش ها می توان افزایش داد و این تغییرات موجب می گردد که کاربران آنها را به خوبی بپذیرند. در این مرحله از فرآیندهای کسب و کار، با استفاده کردن از قوانین که در مورد کسب و کار وجود دارد رفتار سیستم ها را کنترل می کنند و با استفاده از به وجود آوردن یک سری قوانین برای فرآیندها و اجزای آن تصمیم گیری می کنند.
-
پایش فرآیند :
بعد از اینکه اجرای فرآیندهای به صورت همزمان اتفاق می افتد، مدیریت سازمان بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار باید نتایح و عملکرد اجرای فرآیندهای کسب و کار را مدام اندازه گیری کند و با نتایج قبلی که تعیین شده بودند مقایسه کند. بعد از اینکه اجرای فرآیندها توسط مدیریت اندازی گیری شد، اگر در آنها انحرافی مشاهده کند باید علت آن را پیدا کرده و آن را رفع کند.
شما به راحتی می توانید اجرای فرآیندهای موجود را به نرم افزار مدیریتی بسپارید و در زمان بسیار کوتاه مکانیزه فرآیندها را به دست آورید. این روش نسبت به روش های کاغذی فوق العاده بهتر است و کارایی بهتری دارد. به همین دلیل بیشتر سازمان ها از این روش برای اجرای فرآیندهای کسب و کار خود استفاده می کنند.
-
بهبود فرآیند :
تحلیل نمودن وقایعی که در سیستم ثبت شده است در طی نظارتی که بر فرآیندهای موجود و مقایسه آنها با دیگر فرآیندها صورت می گیرد، این امکان را به مدیریت می دهد تا بهتر بتواند فرآیندها را از یکدیگر تشخیص دهد و بهترین برنامه کاربردی را برای آنها پیدا کند. نتایجی که از پایش فرآیندها به دست می آید، در صورتی که در فرایندها مشکلی در فرآیندهای موجود پیدا کند، باید در فرآیندی دیگر به صورت مجدد مورد استفاده قرار گیرد و با مشاهده اشکالاتی که وجود دارد آنها را اصلاح کند. بدین ترتیب دیریت سازمان باید آگاه باشد که اگر اشکالاتی را در سیستم پیدا کند به راحتی می تواند آنها را تغییر دهد تا مبادا در سیستم های دیگر سازمان اختلال ایجاد کند.
بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار و حذف فعالیت های غیر ضروری :
بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار در سطح سازمانی و بین واحدهای آن سازمان اثرات بسیار مثبتی را در سیستم کسب و کار می گذارد. با به دست آوردن عملکرد بیشتر در اجرای فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها عملا با کاهش هزینه مواجه می شوند و ارتباط مستقیمی بین عملکرد آنها و کاهش هزینه برقرار می شود. بهینه سازی در یک فرایند می تواند افزایش کارایی را به همراه داشته باشد، یعنی اگر مدیریت هر سازمانی به بهینه سازی آن سازمان اهمیت بدهد و برای آن ارزش قائل شود، کارایی آن افزایش پیدا خواهد کرد و رضایت مشتریان را به همراه خواهد داشت.
برای انجام بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار باید از مدیریت بهبود دهنده ای استفاده نمود که به کمک آن فرد بتوانند فرآیندهای سازمانی و کنترل امور سازمان را ارتقاء دهند. مدیریت سازمان باید تمامی تصمیمات لازم را به خوبی انجام دهد تا یک سازمان کارآمد ایجاد کند. به همین دلیل باید برای طرح های اجرایی خود مدلسازی کند و به وسیله فرآیندهایی که در سازمان انجام می دهد فرصت هایی را فراهم کند که کارهای غیر ضروری سازمان را حذف کند. در همین راستای حذف کارهای غیر ضروری سیستم مدیریت سازمان داده های مفیدی را برای هزینه های فرآیند ارائه می دهد که به همین دلیل دوره اجرایی سازمان افزایش پیدا می کند و رشد چشمگیری را به دست می آورد.
بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار موجب چابکی سیستم می شود :
از جمله مهمترین مزایای بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار این است که مولفه های کسب و کار را بهبود و افزایش می دهد. پارامترهایی که در کسب و کار و شرایط بازار وجود دارد به سرعت تغییر می کنند و مدیریت سازمان برای اینکه به این تغییرات پاسخ های مناسبی ارائه دهد نیاز به توانمندی دارد. با استفاده از توانمندی های مدیریت، سازمان ها قادر خواهند بود که محیط های کسب و کاری را ایجاد کنند که به نیاز مشتریان پاسخ دهد. با این روش سازمان ها می توانند در سطح کسب و کار به طور بسیار سریعی رشد کنند و بتوانند خود را با تغییراتی که توسط مدیریت در سازمان ایجاد می شود خود را تطبیق دهند.
بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار تصمیم گیری های را بهبود می بخشد :
با جمع آوری تمام اطلاعاتی که در مورد یک فرآیند می باشد می توانند دقت و سرعت تصمیم گیری خود را افزایش دهند و در رقابت با سازمان های دیگر پیروز شوند. یکی از مهمترین روش هایی که سازمان ها می توانند از آن طریق فروش خود را بیشتر کنند و همچنین رضایت بیشتر مشتریان را به دست آورند تصمیم گیری های دست و به جا در موقعیت های گوناگون می باشد. هنگامی که در برابر مشکلات به وجود آمده در سازمان، مدیریت قادر باشد با بهترین تصمیم گیری با آن مشکلات روبه رو شود می تواند سرعت و دقت بیشتری را در کسب فرآیندهای سازمان به دست آورد.
به این دلیل که بیشتر فرآیندهای کلیدی هر سازمان به اطلاعات دیگری از سیستم های گوناگون نیاز دارند، باید از واسطه های اطلاعات استفاده کنند و از سیستم سازمان های شرکاء دیگر برای بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنند. به همین دلیل اگر ارائه اطلاعات به مدیریت صحیح باشد فرآیند تصمیم گیری و تصمیم سازی برای او بسیار راحت تر و سریع تر می باشد.
بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار از طریق افزایش سرعت :
مدیریت بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار با حذف کردن تاخیرها و مشکلاتی که در کار به وجود می آید می تواند کسب و کار سازمان را بهبود بخشیده و به آن سرعت ببخشد. سرعت بخشیدن و بهبود دادن به فرآیندها کسب و کار از طریق خودکار سازی بخش های از سازمان که به صورت مستقل فعالیت کنند و هر ماه گزارشات کار خود را به مدیریت انتقال دهند هم صورت می گیرد. همچنین مدیریت برای اینکه به بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار بیشتر رسیدگی کند، باید برخی از فرآیندهای سازمان را با یکدیگر هماهنگ سازد و برای برخی دیگر از فعالیت های سازمان محدودیت هایی قائل شود. با انجام دادن این روش های مناسب، عملکرد سازمان را بالا برده و رضایت مشتریان زیادی را به دست می آورد.
اگر مدیریت سازمان بتواند تمامی اقداماتی را که بیان نمودیم به خوبی انجام دهد و تمام مشکلات سازمان را بدون هیچ ایرادی حل کند، مشتریان داخلی و خارجی زیادی را به دست می آورد که آنها از طریق فعالیت های مدیریت سازمان متوجه کارکرد و فرآیندهای بهینه سازی سازمان می شوند و تمامی پاسخ های مورد نیاز خود را در مورد سازمان دریافت می کنند.
به طور کلی باید گفته شود که، اگر می خواهید مدیریت فرآیندهای کسب و کار تحقق مناسبی پیدا کند باید از متدهای مناسبی استفاده کند، چرا که از جمله مهمترین رمز موفقیت یک پروژه وجود مدیریتی خلاق می باشد که قادر به تصمیم گیری در هر گونه شرایطی باشد. به همین دلیل متدولوژی های بسیار کارآمدی برای برآوردن نیازهای مدیریتی فراهم شده است که مدیریت را قادر می سازد در در تمامی پروژه های کسب و کار موفق شود.
اقدامات اصلی مدیریت برای بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار چیست ؟
هدف اصلی مدیریت بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار می باشد که برای رسیدن به این هدف و تحقق بخشیدن به اقدامات مهمی را انجام دهد، در ادامه به برخی از اقدامات وی که در بهینه سازی سیستم و سازمان ها موثر است اشاره می کنیم.
- مدیریت در ابتدا از هدفی که به دنبال آن می باشد مدلسازی می کند تا بر طبق آن بتواند از پس کارها برآید.
- مدیریت باید برای اینکه به خوبی در هر موقعیتی بهتریت تصمیم گیری را داشته باشد باید اجرای کنترل خود را تقویت کند تا به بهترین نحو ممکن موقعیت هایی که در سازمان رخ می دهد را کنترل کند.
- بهینه سازی و اندازه گیری از جمله مهمترین اقداماتی می باشد که مدیریت در طول دوران مدیریتی خود بر عده می گیرد، اولا که بهینه سازی هم از جمله اهداف رسیدن به یک سازمانی ایده آل می باشد و هم راهی است برای رسیدن به آن هدف و همچنین اندازه گیری که دومین اقدام مدیریت می باشد یکی از اقدامات مدیریت می باشد که اگر آن اقدام صورت نگیرد تمامی کارهای مدیریت بی نتیجه می ماند.
- با توجه به اقتصادی که امروزه شاهد آن هستیم، دیریت موظف است که با استفاده از کمترین منابع نتایجی عالی و بهبود دهنده را به دست آورد و از این طریق بهره وری سازمان را بالا ببرد.
- با به وجود آوردن محیطی مناسب برای کسب و کار، مدیریت نه تنها می تواند نوآوری هایی زیادی را به دست آورد بلکه به این نوآوری های شتاب می بخشد و روز به روز آنها را تقویت می کند.
- مدیریت با رعایت کردن قوانین و مقررات پیچیده ای که وجود دارد همه چیز را تحت کنترل خود می گیرد، این امر درست است که رعایت کردن قوانین پرهزینه می باشد ولی موجب می گردد که همه چیز تحت کنترل باشد و کارها به خوبی پیش روند.
- توانایی بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار توسط مدیریت باید به گونه ای باشد که اگر زمانی یک ایده جدید وارد بازار شد از آن ایده استفاده کند و خود تولید کننده آن باشد نه اینکه از آن ایده پیروی کند، در این صورت هیچ پیشرفتی متوجه آن سازمان نشده است.
نتیجه گیری در مورد بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار :
به طور کلی فعالیت های تجاری و مدیریت هر سازمان برای بهینه سازی سیستم ها و فرآیندهای کسب و کار، حمایت از مشتریان، کارکنان، اهداف سازمانی، سیستم های کاربردی سازمان و شرکا می باشد. اگر بخواهیم به زبانی ساده تر بگوییم این است که نقش مدیریت و فعالیت های مربوط به هر سازمان برای این می باشد که آن سازمان رشد کرده و سیستم های کسب و کار بیشتری را برای کسانی که به دنبال شغل هستند به وجود آورند. با موفقیت هر سازمانی مشتریان آن سازمان بیشتر شده و به نیروی کار بیشتری نیاز دارد به همین دلیل درخواست نیروی کار میدهد، پس بدین ترتیب باشد مدیریت که در سازمان نقش اصلی را بر عهده دارد با به کارگیری بهترین روش ها و فعالیت ها موفقیت سازمان را رقم بزند.
مدیریت باید به عنوان بخشی از آنالیز فرآیند بتواند فرآیندهایی را که ناموفق هستند و یا مواردی را که منجر به کاهش بهره وری و نقطه ضعف سازمان شده اند را شناسایی کرده و به دنبال راه حلی برای آنها باشد. در این مورد کسانی که نقش کلیدی را بر عهده دارند و به مدیریت گزارش های اینچنین را ارائه می دهند مهندسان آی تی می باشند که امکان بهینه سازی را برای سازمان فراهم می کنند. بنابراین هر دوی این تیم ها باید با یکدیگر هماهنگ باشند و به طور مدام با یکدیگر تماس برقرار کنند تا از اینکه پروژه با موفقیت انجام شده است مطمئن شوند.
در انتها تمامی فرآیندها برای مقایسه با یکدیگر اندازه گیری می شوند و این امر موجب می گردد که مدیریت و کارکنان عملکرد بهتری از خود ارائه دهند. زمانی که فرآیندهای ارائه شده از تکنولوژی خارج می شوند و بر روی بستر فناوری قرار می گیرند شرایط گزارش برای تصمیم گیری های مدیریت فراهم می شود. مدیریت هم که این فرآیند را بر عهده دارد بر طبق نظم فکری فرآیندهای تعریف شده را اجرا می کند.
