چابک سازی در اصل یعنی حذف فرآیندهای غیر ضروری و دست و پا گیری است که کلیه حیات سازمان ها را مختل کرده است و برای اینکه ادامه ی کار و رشد و پیشرفت سازمان ها سریع تر انجام شود باید یک سری شرایط جدید ایجاد شود تا تغییرات کلی در سازمان به وجود بیاید.
ایجاد این نوع فرهنگ به طور حتم برای تمامی کسب و کارها لازم و از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اگر این نوع سیستم سازی ها با تفکر و تعمل زیاد انجام شود قطع به یقین درصد شکست در هر کسب و کاری به خصوص آنهایی که در ابتدای شروع فعالیت خود هستند، به صفر خواهد رسید.
تمام کسب و کارها از آنهایی که به صورت فیزیکی کار می کنند تا آنهایی که به صورت اینترنتی و در دنیای وب فعالیت می کنند به دنبال این هستند تا چابک سازی را وارد سیستم کاری خود کنند تا بتوانند بهترین خدمات را با بهترین کیفیت به مشتریان و مخاطبین خود ارائه دهند و این می تواند سرعت عمل آنها را نیز بیشتر از قبل کند و به طور حتم درصد رضایت مشتری ها هم بیشتر خواهد بود.
هر کسب و کاری برای اینکه از رقبای خودش پیشی بگیرد و در میان این همه رقیب حرفی برای گفتن داشته باشد مجبور است وارد حیطه چابک سازی شود تا با تغییر شرایط و فراهم کردن شرایط بهتر، درصد رضایت مشتریان را بیشتر کند و این می تواند روی وفادار شدن مشتریان جدید و قدیم نسبت به کسب و کار خیلی تأثیر گذار باشد.
تغییرات خواه ناخواه گریبان گیر هر کسب و کاری را خواهد گرفت و قانون چابک سازی در این طور مواقع می تواند تنها راه حل برای مشکلات پیش رو باشد. اگر یک کسب و کار نتواند با شرایط جدید خودش را وفق بدهد و با همان روش های سنتی بخواهد با مشتریان در رابطه باشد طولی نخواهد کشید که شرایط به گونه ای رقم خواهد خورد که مشتریان خود را از دست خواهد داد چرا که به سمت چابک سازی و سیستم سازی پیش نرفته اید.
اما مسئله ای که خیلی مهم است و خیلی از کسب و کارها به وجود آن اذعان دارند این است که همه ی آنها از مزایای بیشمار چابک سازی و اینکه چه تأثیر شگرفی در سیستم سازی کسب و کارشان بازی می کند باخبر هستند اما باز هم تمایل چندانی به اجرای چنین سیستمی از خودشان نشان نمی دهند. همه این کسب و کارها این را می دانند که روزانه تغییرات خیلی زیادی در تمایلات و نیازهای مشتریان به وجود می آید ولی متأسفانه نسبت به این تغییرات واکنشی از خودشان نشان نمی دهند.
یک داستان واقعی از عدم چابک سازی در کسب و کار
اجازه دهید یک داستان واقعی از شرکت ساخت نگاتیو عکاسی دوربین های قدیمی به نام “کونیکا” تعریف کنیم:
اگر یادتان باشد تا اواسط دهه 80 شمسی شرکت سازنده فیلم عکاسی نگاتیو عکاسی “کونیکا” تمام بازار عکاسی در دنیا را در حیطه کاری خودش قرار داده بود. تمام بازار عکاسی دنیا تحت اختیار این شرکت بود. اما دنیا در حال پیشرفت و ترقی بود و به یک باره شرکت کونیکا با یک اشتباه مهلک از بین رفت. کارمندان به مدیر شرکت کونیکا گفتند:
این روزها دوربین هایی به وجود آمده که دیگر به فیلم عکاسی نیازی ندارند و تمام اطلاعات را روی حافظه خودش نگه می دارد. اگر بخواهیم پیشرفت کنیم باید به این سمت حرکت کنیم. باید دوربین هایی بسازیم که به نگاتیو عکاسی نیازی نداشته باشد. اما با وجود اینکه این شرکت به چابکی کسب و کار نیاز داشت، با وجود اینکه این شرکت می دانست این تغییرات چقدر به سود وی و مشتریانش است، تصمیم اشتباهی گرفت و به خودشان اجازه ندادند که این تغییر در سیستم کاری شان به وجود بیاید و بعد از مدتی دیگر این شرکت وجود خارجی نداشت.
الان تمام دنیا روز به روز در حال پیشرفت هستند و سعی می کنند کسب و کارشان را با تغییرات های جدیدی روبرو کنند تا بتوانند نیازهای مشتریان فعلی خودشان را برطرف کنند.
چه مشکلاتی در هنگام راه اندازی چابک سازی یک کسب و کار وجود دارد؟
به طور حتم در هر کسب و کاری که نیاز به تغییرات جدی دارد مشکلاتی هم وجود دارد. در اینجا به چند مورد از این مشکلات اشاره می کنیم:
- ممکن است برخی از کارمندان و کارکنان شرکت قادر به پذیرفتن این تغییرات سیستمی نباشند و به خاطر همین خیلی از آنها از کارشان استعفا می دهند
- برخی از مدیران با تغییرات به وجود آمده که در سیستم کاری خود به وجود می آورند باعث می شود تا برخی از کارکنان خودشان را از کار بر کنار کنند
- در اکثر مواقع دیده می شود که برخی از مشتریان از تغییرات ایجاد شده ناراضی هستند و ممکن است با این کسب و کار قطع همکاری کنند
- چابک سازی باعث ایجاد تغییرات شگرفی می شود اما در همین مواقع هم دیده می شود که خیلی از مدیران نمی توانند با این تغییرات به وجود آمده خودشان را وفق بدهند
- در برخی موارد هم ممکن است با حذف یک مجموعه اهداف شرکت به کلی به هم بریزد و این تغییر می تواند اشتباه باشد و شاید ادامه ی حیات کسب و کار با مشکل مواجه شود
مزیت های استفاده از چابک سازی در کسب و کارها
با تمام مشکلاتی که بیان شد به طبع این نوع سیستم سازی هم مزایای بیشماری دارد. که در اینجا به چند مورد اشاره می کنیم:
- توانایی و مهارت پاسخ دادن به نیازها و مشکلات مخاطبین و مشتریان بیشتر خواهد شد
- موانع دست و پاگیر به طبع باعث کاهش کارکرد کارکنان می شود و با تغییرات و ایجاد چابک سازی کارکرد کارمندان دو چندان می شود
- قوانین و دستورالعمل های قدیمی همیشه کارمندان را سردرگم می کند اما حالا این دستورالعمل های قدیمی جای خودش را به قوانین جدید و ساده می دهد
- چابک سازی باعث می شود که سیستم کاری طوری پیش برود که کارمندان از خودشان خلاقیت نشان دهند و این بزرگترین سود برای هر کسب و کاری است
- با این نوع سیستم سازی به راحتی می توان در برابر هر مشکلی یک راه حل به وجود آورد
تمامی این مزیت ها و خیلی از مزیت های دیگر همه و همه در سرعت عمل شباهت دارند و شاید به جرأت بتوان گفت که این روزها نیاز همه ی مشتریان و مخاطبین یک کسب و کار برطرف شدن نیازها و مشکلات شان است آن هم در سریع ترین زمان ممکن که با چابک سازی به این مهم خواهند رسید.
با فکر و تأمل زیاد چابک سازی را در یک کسب و کار پیاده سازی کنید
اگر بخواهید بیشترین سود و کمترین ضرر در این نوع سیستم سازی به کسب و کارتان وارد شود باید با تفکر عمیق و با تأمل زیاد ایجاد شود. در این مواقع باید تمام جوانب امر را در نظر بگیرید و تمام سود و زیان را محاسبه و سپس اقدام به راه اندازی آن کنید وگرنه چنان ضرری به شما و کسب و کارتان وارد خواهد کرد که تمام مزایای آن به معایب تبدیل خواهد شد.
برای اینکه کمترین ضرر را در این نوع سیستم سازی متحمل شوید سعی کنید بخش های کوچکی از کسب و کارتان را انتخاب و این تغییرات را روی آن ها اعمال کنید و سپس تغییرات به وجود آمده را به مرور زمان به بخش های بزرگتر تعمیم دهید.
اگر به این شکل پیش بروید به مرور زمان کارمندان با تغییرات به وجود آمده خودشان را وفق می دهند و از همه مهمتر اینکه ایده پردازی می کنند و خلاقیت از خودشان نشان می دهند و این یکی از نکات مثبت و ارزنده در چابکی هر کسب و کاری به شمار می رود.
پیاده کردن این نوع سیستم سازی ارزش زیادی در کسب و کار دارد
همان طوری که در بالا هم گفتیم با ایجاد و پیاده سازی کردن این نوع سیستم ها به راحتی می توانید سرعت عمل را وارد سیستم کاری خودتان کنید و ادامه حیات کسب و کارتان به همین چابکی وابسته است. دنیای امروز دنیای دیجیتال و فناوری است. اگر نتوانید در کسب و کارتان تغییرات عمده به وجود بیاورید به طور حتم مشتری ها و مخاطبین خودتان را از دست خواهید داد.
پس این نوع پیاده سازی ها و دردسر کشیدن ها ارزش این را دارد که مشتری های زیادی را به دست بیاورید و صد البته این مشتری ها و مخاطبین از شما و کسب و کارتان راضی و خشنود باشند. اما به شرط آنکه با فکر و تأمل زیاد آن را پیاده سای کنید.
برای چابک سازی مجموعه و تیم، باید تمرین کنید
در هر مجموعه ای چابکی زمانی اتفاق می افتد که به صورت مستقیم حمایت مدیر پشت آن باشد. این یعنی مدیر باید شور و اشتیاق داشته باشد که در کسب و کارش تغییر و سرعت عمل به وجود بیاید. این مدیر است که باید به دنبال استقلال عملکرد باشد. مدیر در کنار مدیران اجرایی باید بتوانند یک تیم مستحکم را تشکیل دهند که با تغییرات و حذف روندهای اضافی و تکراری سعی در پیشبرد اهداف شرکت و سازمان خودش را داشته باشد.
مدیر باید سعی کنید بخش های بزرگ کسب و کارش را به بخش های کوچکتر تقسیم بندی و این نوع سیستم سازی را در آنها یک به یک ایجاد کند و سپس برای مشکلات به وجود آمده راه حل های مختلفی را تست کند. مطمئناً هر چه مدیر، چابکی را در مجموعه خودش به خوبی اجرا کند به طور حتم اعتماد کارمندان و سپس اعتماد مشتریان بیشتر از قبل خواهد شد و این مورد در بلند مدت می تواند موفقیت، رضایت و خشنودی کارمندان را افزایش دهد.
چابک سازی می تواند تیم را از یکنواختی بیرون بیاورد
زمانی که تغییرات ایجاد شده یک به یک خودشان را نشان دادند ایده پردازی ها و خلاقیت ها هم به مرور زمان خودشان را نشان می دهند. قانون چابکی همین است. اگر نتوانید با این قانون خودتان را وفق بدهید باید کسب و کارتان را رها کنید و پی کار دیگری بروید.
همین باعث می شود تا هر وقت مشکلی برای محصولات و خدمات ایجاد شد و نارضایتی مشتریان را به همراه داشته باشد در کمترین زمان ممکن تیم مربوطه دست به کار می شود و با تغییر در محصول یا خدمات ارائه شده یک چابک سازی را ایجاد می کند که در نهایت به سود مشتری تمام می شود و از آن سو این تغییرات ایجاد شده باعث ایجاد رضایت خاطر کارمندان و افزایش بهره وری آنها می شود که در نهایت به افزایش فروش و سودآوری شرکت منتهی می شود.
یاد دادن چابک سازی به دیگران
اشخاصی که چابک سازی را به دیگران یاد می دهند به طور حتم دو هدف اصلی را دنبال می کنند:
- هدف اول: پیدا کردن راه هایی برای بهتر کار کردن
- هدف دوم: کمک کردن به دیگران
ادغام این دو هدف قطع به یقین می تواند فرصتی برای یادگیری باشد. این نوع یاد دادن ها می تواند توانایی ها و مهارت های شما را به چالش بکشد چرا که به دیگران هم یاد می دهید چطور کسب و کارشان را به سمت چابک سازی هدایت کنند و این می تواند بهترین نتیجه را برای کسب و کارها به همراه داشته باشد.
اصول چابک سازی در مدیریت یک کسب و کار
ما روز به روز شاهد تحول و رشد و پیشرفت کسب و کارها هستیم و اگر در این مسیر تغییری ایجاد نکنید به طور حتم مشمول عقبگرد خواهید بود. در اینجا به 5 اصل مهم در این مسیر ارائه خواهیم داد که می تواند نیازهای مشتریان را شناسایی و در نهایت باعث رضایت آنها شود.
- اصل اول: انتخاب و استخدام کردن افراد مناسب متناسب با تغییرهای احتمالی
- اصل دوم: هماهنگی سریع با تغییرات احتمالی
- اصل سوم: چابکی باعث می شود تا تمام تیم و مجموعه به سمت خلاقیت و ایده پردازی حرکت کنند
- اصل چهارم: به صورت مداوم می توانید روی سیستم سازی که انجام داده اید کار کنید و آن را ارزیابی کنید
- اصل پنجم: وقتی چابکی در یک سیستم اجرایی می شود روز به روز شاهد ظهور تکنولوژی های نوآورانه و خلاقانه هستیم
این مواردی که ارائه شد تنها گوشه ای از ایجاد چابک سازی در یک کسب و کار است که مزیت های زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت.
