روش های کاربردی برای چابکسازی و کاهش هزینه های کسب و کار
تا حالا فکر کردید چه هزینه های سربار , قابل حذفی در بیزینس شما وجود داره ؟ چه هزینه هایی هست که میتونی به روشی دیگر برآوردش کنین ؟
هزینه های سربار شامل هزینه های اشیا یا خدماتی می شود که برای کسب درآمد مورد نیاز است. هزینه های کسب درآمد مورد نیاز شامل هزینه حقوق کارمندان، آب، برق، تلفن، تبلیغات و درج آگهی در روزنامه، هزینه استهلاک اثاثیه و ساختمان می شود که بخشی از هزینه‌های یک موسسه یا کسب و کار می شود. هزینه هایی که تولیدکنندگان برای تولید صرف میکنند، هزینه تولید نامیده می‌شود و اگر هزینه تولید از درآمد بیشتر باشد، آن زیان به حساب درمی آید و اگر هزینه تولید از درآمد کمتر باشد، به آن سود گفته می‌شود.
در این مقاله سعی داریم که راهکارهای کاهش هزینه‌های سازمان یا کسب و کار را به شما بیاموزیم و اخراج کارکنان برای کاهش هزینه ها راهکار مناسبی نیست و نباید در اولویت های کارفرمایان قرار بگیرد. ما به شما روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های کسب و کار معرفی می‌کنیم که نیازی به اخراج و کاهش تعداد کارکنان ندارد.
1-به کمک یک تیم مدیریت بحران راه حل های بلند مدت و کوتاه مدت را بررسی کنید.
یادتون باشه با روش های قدیمی نتیجه های قدیمی و سنتی میگیریم؟ و اگر بازار جدید را خواهانیم باید روشی جدید پیدا کنیم .
برای ایجاد گردش مالی و نقدینگی کافی است یک تیم مدیریت بحران که شامل اعضای هیئت مدیره، تمام کارکنان، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و اگر برای شما امکان پذیر است یک نماینده از میان افرادی که شما به آنها خدمات ارائه می دهید، تشکیل دهید و به همراه آنها مشکلات موجود را بررسی کنید و یک راه حل راهبردی برای مواجهه با بحران را انتخاب کنید، گردش مالی و نقدینگی را بررسی کنید و برای شرایط خوب، بد و متوسط آینده شرکت سناریوهای مختلف را بررسی کنید و اقدامات کوتاه‌مدت و بلندمدت مناسبی را در پیش بگیرید.
در بازار امروز ایران بعضی از بیزینس ها خرد یا حتی بزرگ در معرض تعطیلی هستند . چابکسازی و تحقیق بازار دو اهرم کاربردی برای ایجاد امنیت شغلی و گذر از دوران رکود است .
تیم مدیریت بحران شما باید اقدامات بلندمدت و راهبردی را در اولویت خود قرار دهد. اتخاذ اقدامات تاکتیکی یا کوتاه‌مدت تصمیمی مقطعی است و در بلند مدت ممکن است شرکت آسیب ببیند و باعث شود که شرکت در طولانی مدت ضرر و زیان ببیند. تیم شما باید در ابتدا تمام راه حل های بلند مدت را به همراه نتایجی که این راهکارها برای آنها خواهد داشت، بررسی کند و سپس بهترین راه حل را برگزیند.
روش مکث کردن و نگاه کردن به مساله از بالا
گاهی صبوری پیشه کنید و به مساله از بالا نگاه کنید. روش مکث کردن و نگاه کردن به مساله از بالا باعث می شود تا با واکنش‌های ناگهانی مواجه نشوید که فقط انرژی شما را بیهوده تلف میکند و هیچ نتیجه ثمربخشی برای شما ندارد. بودجه ای برای مسائل بحرانی شرکت اختصاص دهید و اگر چنین بودجه‌ای ندارید، تخصیص چنین بودجه‌ای را در دستور کار خود قرار دهید.
تحقیق بازار و بررسی بازار های جدید نیاز همیشگی یک کسب و کار خوب و موفق و سود ده است .نظر شما چیه ؟
سوالاتی که باید با تیم مدیریت بحران شرکت بررسی کنید
به همراه اعضای تیم مدیریت بحران به سوالات زیر پاسخ دهید تا بتوانید مشکلات و هزینه های سربار را شناسایی کنید و برای افزایش درآمد و کاهش هزینه هایتان تلاش کنید.
آیا کارکنان و اعضا هیئت مدیره وضعیت روحی خوبی را دارند؟
آیا برای انجام کارهای سازمان هزینه های اضافی وجود دارد که شرکت آن ها را تقبل می کند؟
آیا اطلاعات مدیران و کارکنان شرکت برای انجام پست های سازمانی خود کافی هستند یا دوره های تکمیلی وجود دارد که آنها باید برای افزایش بازدهی شرکت و افزایش درآمد شرکت آنها را بگذرانند؟
آیا کارکنان اطلاعات لازم را با یکدیگر به اشتراک میگذارند و برای بهبود بازدهی شرکت با یکدیگر همکاری میکنند؟
اگر حقوق و مزایای کارکنان کاهش مییابد، آیا این میزان کاهش به افزایش درآمد و بازدهی شرکت کمک می کند؟
آیا تعدیل نیرو از انگیزه کار کردن کارکنان می کاهد و باعث نگرانی و بی میلی آنها به انجام کارهای سازمان می شود؟
آیا با خوشبینی و دیدی مثبت سازمان و کسب و کار خود را مدیریت میکنم؟
آیا انجام امور مربوط به کسب و کار را در اولویت قرار میدهم؟
مشتریان خود را تبدیل به فروشنده ی خود کنید .
2- هزینه‌ها را از طریق مشارکت و معاوضه خدمات مدیریت کنید
از مراجعین خود بخواهید به ازای دریافت خدمات یا بهره گرفتن از کسب و کار شما، کاری را برای سازمان انجام دهید. هم چنین می توانید برای کم کردن هزینه‌ها، با دیگر سازمان‌ها به مبادله خدمات بپردازید. شما می توانید به‌عنوان مثال در برابر خدمات حمل و نقل مجانی اجازه دهید که رانندگان از کلاسهای درس یا کالایی از خدمات تولیدی خود برای آنها فراهم کنید.
پتانسیل های کسب و کار خود را شناسایی کنید و برای اینکه بفهمید چه چیزهایی قابل اشتراک و یا قابل مبادله است با کارکنان خود هم فکری کنید. لیست خدمات و کالاهای قابل معاوضه را در برابر کارکنان و سازمان هایی که برای شما کاری انجام می دهند و یا خدماتی ارائه می دهند، به نمایش دربیاورید و به آنها توضیح بدهید که اگر کاری برای شما انجام دهند می توانند مزد خود را از چه روش هایی کسب کنند.
اگر به مشکلات مالی برخوردید و توان پرداخت حقوق کارکنان را نداشتید، از برخی نیروها بخواهید که به صورت پاره وقت به کار خود ادامه دهند و اگر توان پرداخت حقوق پاره وقت آنها را هم نداشتید، آنها را به مرخصی بلندمدت بدون حقوق بفرستید؛ بنابراین شما دو راهکار دارید:
1- حقوق آنها را از طریق تبدیل وضعیت تمام وقت به پاره وقت کاهش دهید.
2-پرداخت مطالبات را به تعویق بیندازید.
3-تعدیل نیرو به کمک مشاوران مجرب
اگر این دو راهکار مفید واقع نشد و مجبور شدید از تعداد کارکنان سازمان بکاهید، بسیار مهم است که از مشاوران مجرب استفاده کنید تا سایر کارکنانی که برای کسب و کار خود به آنها نیاز دارید، احساس سردرگمی و ناراحتی نکنند. مشاوره با مشاوران باعث نمی شود که فرآیند اخراج افراد ساده تر شود بلکه تنها باعث می شود که پیامدهای منفی تعدیل نیرو کاهش یابند و به سرعت شرایط بعد از تعدیل نیرو بهبود یابد. تعدیل نیرو را در گزینه های آخر کاهش هزینه های خود قرار دهید زیرا در بلند مدت چندان کارایی ندارد و پیامدهای منفی خاص خود را دارد.
دور کاری یکی از اهرم های چابکسازی کسب و کار شماست .
4-ساختار شغلی سازمان را مجدداً تنظیم کنید.
کارکنان سازمان را برای دورکاری و کار در منزل با استفاده از تجهیزات خودشان تشویق و ترغیب کنید. شغلها را با کمک شیفت‌های دوگانه به اشتراک بگذارید و به هر فرد حداقل یک کار نیمه‌وقت بدهید. کارکنان رسمی را به وضعیت قراردادی تغییر وضعیت دهید.
برای تیم خود شرایط را توضیح دهید و آنها را در سود بیشتر سهیم کنید .
5-هزینه های سازمان و هیئت مدیره را کاهش دهید
هزینه مزایای سازمان را مانند هزینه استخر، باشگاه، هتل و اماکن اقامتی و رفاهی، هزینه مرخصی سالیانه، مرخصی استعلاجی، کمک‌هزینه درمانی یا حق بیمه درمانی را کاهش دهید و یا بازبینی کنید.
هزینه‌های هیئت مدیره را کاهش دهید. جلسه‌ای با هیئت مدیره برای بررسی کاهش هزینه‌ها برگزار کنید. از هیئت مدیره بخواهید تا درخواست بازپرداخت برای آن‌چه را هزینه کرده‌اند، نکنند. مسافرت ها را حذف یا کم کنید و جلسات هیئت مدیره را به‌صورت تلفنی برقرار کنید.
به تیم خود نشان دهید که ارزشمند هستند .
انسان ارزشمند تولید ارزش میکند
6-نیروی انسانی خود را با شرکت های غیر رقیب به اشتراک بگذارید
وقتی کسب و کار راکد شده است و سطح درآمد شما کم شده است می توانید بخش هایی از نیروی انسانی خود را به شرکت های کوچک و در حال رشد اختصاص دهید. دنبال شرکت هایی که رقیبتان نیستند اما می توانند از خدمات شما استفاده کنند بگردید و با ارائه خدمات به آنها از نیروی انسانی خود حداکثر بهره را ببرید. به جای اخراج و تعدیل نیرو، این نیرو را با دیگر سازمان ها به اشتراک بگذارید.
7-مهمانان و بازدید کنندگان را با هزینه پایین مدیریت کنید
مهمان نوازی خوب است اما نیاز نیست که خرج زیادی برای خود بتراشید مانند هزینه کردن برای یک هتل لوکس. اگر با مشتریان خود منطقی برخورد کنید، آن ها نیز درک میکنند. هزینه های دریافت خدمات مشاوره را درصورت امکان با استفاده از امکانات ارتباط از راه دور کاهش دهید.
اگر مدیران یا حسابداران در سازمان و کسب و کار شما اختیار خرید یا خرج کردن پول را دارند با تعیین خطوط راهنما و یا قرار دادن حدودی برای اعلان هشدار، هزینه ها را ثبت و مدیریت کنید.
هنر ترغیب تیم و همکارانتان را یاد بگیرید . هرروز باید تیم خود را شارژ کنید این وظیفه یک مدیر است .
8-از کارآموز استفاده کنید
هزینه استفاده از کارآموز، دانشجویان و کارمندان پاره وقت به نسبت دیگر کارمندان کمتر است. استفاده از کارآموز علاوه بر کاهش هزینه ها باعث استفاده از نیروهای جوان، با انگیزه و مشتاق برای کار است و به سایرین انگیزه می دهد. شما می توانید با استفاده از کارآموزان و افرادی را که هم به کار شما علاقه دارند و هم در کار خود مهارت و تخصص کافی دارند.
اگر قصد دارید از تعدای کارآموز در کارهای شرکت بهره ببرید باید حواستان باشد که برنامه کارآموزی شما برای کارآموزان مفید و آموزنده باشد و وقت آنها به بطالت نگذرد. شما نباید از کارآموزان در کارهای سطح پایین و معمولی استفاده کنید. کارهای مهم و آموزنده را به کارآموزان خود بسپارید تا بتوانید از کارآموزان با استعداد و توانمند استفاده کنید. فرصت استفاده از دانشجویان، کارکنان پاره وقت و افراد تازه کار باعث می شود در هزینه نیروی انسانی صرفه جویی کنید.
کارآموز یعنی نیروی کاری که در ازای حقوق کار ها ی روز مره و روتین شما را انجام میدهد.
فراموش نکیند تمام وظایف و شرایط پرداخت را روز اول *مکتوب و واضح کنید .
9-به کارکنان خود امید بدهید و با آنها در ارتباط باشید.
کارکنان هنگام بحران و مشکلات مالی در شرکت نگران خواهند شد بنابراین شما باید تلاش کنید روحیه تیم را حفظ کنید و باعث پیشرفت اعضای شرکت در انجام امور سازمانی و غیر سازمانی شان شوید. مدیران و کارکنان در زمان‌های پرتنش و استرس‌زا باید با یکدیگر درباره مسائل پیش‌آمده صحبت کنند و با یکدیگر همبستگی داشته باشند.
ویدیو زیر درباره ایجاد حس همدلی در کسب و کار که باعث رشد شما و کارکنان شما می شود، صحبت می کند. این ویدیو را حتماً چند بار ببینید. این مطلب را برای شرکا و دوستان خود بفرستید تا اطلاعات مالی، بیزینسی، سازمانی و مدیریتی آنها هم افزایش پیدا کند.
یک روش موفق برای رسیدن به این همبستگی، برقراری ارتباط واضح و روشن است. یک برنامه برای برقراری ارتباطات سازمانی ایجاد کنید تا هیئت مدیره، کارکنان، اسپانسرها و سایر افراد در جریان امور قرار بگیرند.
10-برای انجام کارهای خود تخفیف بگیرید
اگر در کسب و کار خود دچار مشکلات مالی شده اید، با تامین کنندگان خود تماس بگیرید و از آنها تقاضای تخفیف و فرصت برای پرداخت بدهی های خود کنید. شاید بتوانید با پیشنهاد پرداخت سریعتر و نقدی از آنها تخفیف بگیرید. علاوه بر این به آنها یادآوری کنید که یکی از مشتریان قدیمی و خوش حساب آنها هستید تا برای اینکه شما را به عنوان مشتری دائمی خود از دست ندهند با شما کنار بیایند و شما را از دست ندهند.
همه هزینه های سازمان مانند قبوض تلفن و اینترنت، مواد اولیه، اجاره دفتر را ارزیابی کنید و در صورت قابلیت کاهش هزینه ها درصدد پرداخت آنها برآیید. سعی کنید از بخش هایی که تاکنون تخفیفی نگرفته اید تخفیف بگیرید تا با کاهش هزینه ها بتوانید نیروی انسانی خود را حفظ کنید.
11- برای خریدهای خود برنامه مشخصی داشته باشید
خریدهای همیشگی سازمان را روی یک برگه بنویسید و برای انجام این خریدها برنامه ریزی کنید و از خرید های غیر ضروری خود داری کنید. از سایت ها و مکان هایی خرید کنید که تخفیف بالایی می دهند و برای تمامی خریدهای بالای یک میلیون از چند فروشگاه یا مغازه استعلام قیمت بگیرید و بعد از آن اقدام به خرید کنید. شما باید یک محصول یا خدمت خاص را با مشخصات فنی و کیفی مناسب با پایین‌ترین قیمت دریافت کنید.
12- هزینه‌های دریافتی خود را به سرعت وصول کنید
با کسانی که دیر به دیر پرداخت میکنند تماس بگیرید و از آنها بخواهید زودتر به پرداخت حساب شما اقدام کنند. نحوه دریافت درآمدها را بازبینی کنید و سعی کنید پیش پرداخت و یا قسط اول سنگین نداشته باشید. صورت حسابها را سریع تدوین کنید. روی صورتحسابها بنویسید که پرداخت در زمان صدور صورت حساب یا پرداخت حداکثر تا ده روز از زمان صدور صورتحساب، ضروری است و برای پرداخت‌های با تاخیر، جریمه تعلق خواهد گرفت.
اگر این مقاله مفید بود چرا به همکارت هدیه ش ندی؟
